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Bureautique, ensemble des équipements électroniques et mécaniques permettant de produire, de stocker, de dupliquer, de traiter ou de communiquer des informations, généralement dans l’univers professionnel des bureaux et des administrations. Ces systèmes sont aussi utilisés dans des cadres commerciaux, littéraires, militaires, etc.

La croissance des services dans l’économie depuis le xix^e siècle a stimulé l’innovation des techniques de documentation, de comptabilité, d'imprimerie et de télécommunications. À partir des années 1950, les progrès de l’informatique (électronique digitale et programmation) ont fait converger ces domaines et ont permis de produire des systèmes d’automatisation des tâches de bureau. L’intégration accrue de micro-circuits (« puces ») dans les équipements bureautiques a favorisé une production de masse à des prix de plus en plus accessibles et a estompé la frontière entre l’ordinateur et les autres équipements. Aujourd’hui, les machines à écrire, machines à dicter, télécopieurs, photocopieurs, calculatrices et équipements téléphoniques contiennent un microprocesseur et ne constituent parfois qu’une seule machine.

Désormais les ordinateurs, autonomes ou faisant partie d’un réseau, ainsi que les logiciels spécialisés prennent en charge des opérations telles que la transmission par télécopie, ou fax, la messagerie vocale et les télécommunications, qui étaient auparavant exécutées par des équipements distincts. En fait, l’ordinateur a quasiment pris la place des machines à écrire, des calculatrices et des techniques manuelles de comptabilité et est sur le point de prendre en charge la conception graphique, la planification de la production et la conception technique (voir conception et fabrication assistées par ordinateur).

Historiquement, ces appareils ont permis d’accroître la productivité dans le travail administratif, donc de rendre possible la croissance considérable des tâches de gestion et d’organisation dans les sociétés industrialisées, sans que le système ne s’étouffe complètement sous les flots d’informations qu’il produit.

Les documents bureautiques (lettres, feuilles de calcul, mémos, factures, etc.) sont de plus en plus souvent des enregistrements électromagnétiques, qui peuvent être sauvegardés sur papier ou sous forme de codage électronique.

Utilisée depuis les années 1870, la machine à écrire manuelle a pratiquement disparu du bureau moderne. Elle a été remplacée par la machine à écrire électrique, puis par la machine à écrire électronique et, enfin, par la machine à traitement de texte dédié, ou l’ordinateur doté d'un logiciel de traitement de texte. La machine à écrire électrique utilise des caractères en métal moulés individuellement ou une boule rotative avec des caractères en relief qui frappent une feuille de papier à travers un ruban encré pour imprimer le caractère sur le papier. De nombreuses machines à écrire ont un ruban correcteur individuel, permettant à l’utilisateur d’effacer du texte.

Les machines à écrire électriques ont été supplantées par les machines à écrire électroniques dotées d’une mémoire interne capable de stocker du texte. Cette capacité de la mémoire permet ainsi à un utilisateur de produire diverses copies de la même lettre avec différentes adresses et formules de politesse. Un modèle hybride entre les machines à écrire électriques et les ordinateurs, à savoir les machines à écrire électroniques contenant un microprocesseur, permet de centrer automatiquement les titres, d’aligner les virgules décimales dans des tableaux numériques et de signaler les mots qui ne sont pas trouvés dans la mémoire du correcteur orthographique. La plupart des machines à écrire électroniques permettent également de visualiser le texte, grâce à l’utilisation d’un petit écran d’affichage à cristaux liquides, et de lui apporter des modifications avant de l’imprimer.

Au début des années 1980, les micro-ordinateurs spécialisés dans le traitement de texte se banalisèrent. Ces traitements de texte dédiés comportent de nombreuses fonctions d’édition qui facilitent la manipulation des textes, comme la possibilité d’insérer un nouveau texte à un endroit quelconque d’un document, de supprimer du texte, de« couper et coller » (déplacer des blocs de texte à un nouvel endroit) et de chercher ou de remplacer des zones de texte, ce qui permet aux utilisateurs d’apporter plusieurs modifications à un document sans devoir le ressaisir. Le logiciel de traitement de texte peut intégrer une fonction de composition et une fonction de mise en page, permettant à l’utilisateur de concevoir et de mettre en page électroniquement une page imprimée. Ces fonctions sont connues sous le nom de publication assistée par ordinateur (PAO).

Un document réalisé par traitement de texte peut être stocké sur disque magnétique ou sur un autre support en vue d’une utilisation ultérieure et peut être envoyé vers une imprimante pour obtenir un document sur papier.

Depuis la fin du xix^e siècle, les opérations financières et autres tâches de tenue d’archives numériques étaient exécutées manuellement ou par des machines comptables, des machines à facturer, des équipements mécanographiques et d’autres types d’appareils électromécaniques comptables. À partir des années 1950, ces machines furent peu à peu remplacées par des ordinateurs, machines à l’époque volumineuses, très coûteuses, nécessitant des opérateurs qualifiés et un système de régulation de la température pour empêcher la surchauffe des composants. De nos jours, l’utilisation des machines haut de gamme est limitée à de grandes organisations ayant d’énormes besoins en informatique. Le système de temps partagé, permettant à plusieurs sociétés d’utiliser simultanément le même ordinateur, a été mis en place afin de diviser le coût des équipements entre utilisateurs tout en maximisant l’utilisation de ces équipements.

Les gros ordinateurs avec terminaux distants, chacun équipé de son propre moniteur afin de permettre à plusieurs utilisateurs d’entrer des données simultanément, furent introduits à la fin des années 1960. Cependant, le développement du mini-ordinateur offrit une solution beaucoup moins onéreuse. La microélectronique a permis la fabrication de ces machines, de plus en plus petites, fiables et relativement peu coûteuses. Les mini-ordinateurs, dont les premiers ont d’abord été utilisés pour l’automation industrielle et le calcul au début des années 1960, ont ensuite été adaptés aux activités commerciales et administratives. Les terminaux reliés à l’unité centrale (appelée CPU) sont placés sous le contrôle direct de l’utilisateur individuel et non sous celui d'un personnel centralisé. Depuis la fin des années 1970, c’est le micro-ordinateur, ou ordinateur personnel (PC), qui a commencé à jouer le rôle principal dans la plupart des bureaux.

Les micro-ordinateurs de bureaux sont devenus de plus en plus abordables à la suite de la production massive de l’IBM PC (introduit en 1981) et de ses dérivés. Bien qu’il soit possible de fournir en pratique un PC à chaque employé, il est plus rentable pour les utilisateurs de PC de partager des fichiers et des périphériques tels que des imprimantes, des fax, des modems et des scanners. À la fin des années 1980 et au début des années 1990, beaucoup de sociétés ont entrepris des programmes permettant la liaison ou l’interconnexion en réseaux de plusieurs PC en un système unifié.

Le réseau local a été créé pour répondre aux besoins d’un système normalisé de connexion d’ordinateurs dans une entreprise. L’installation de câbles qui relient chaque ordinateur au réseau demeure la méthode de raccordement la plus courante, mais d’autres moyens sont en cours d’étude comme l’utilisation du rayonnement infrarouge, des ondes radioélectriques et, en tant que support conducteur, le câblage électrique d’un bâtiment. Lorsque les ordinateurs ne se trouvent pas physiquement à proximité, il est possible de réaliser un réseau distant par une liaison téléphonique, par faisceau hertzien ou par satellite.

L’interconnexion d’ordinateurs à un réseau nécessite un périphérique spécial, le modem. Le modem permet aux ordinateurs de communiquer par ligne téléphonique pour accéder à des bases de données, transmettre des fichiers, télécharger des logiciels, envoyer et recevoir du courrier électronique. La vitesse de transmission des premiers modems était relativement faible, environ 300 b/s (bits par seconde). Depuis la fin des années 1990, les modems usuels fonctionnent à des vitesses supérieures à 56 000 b/s et disposent de fonctions de contrôle d’erreurs et de compression des données.

Du texte imprimé peut être entré directement dans un ordinateur à l’aide d’un scanner. Le texte est lu par un logiciel de reconnaissance optique des caractères, qui convertit les documents en fichiers lisibles par l’ordinateur. Les scanners permettent d’entrer en mémoire un texte imprimé sans avoir à le retaper. Ils peuvent également être utilisés pour entrer des graphiques.

Les machines à dicter sont apparues à la fin du xix^e siècle. Elles utilisent aujourd’hui un microphone et un dispositif d’enregistrement / lecture pour mémoriser, sur bande magnétique ou sur tout autre support, les paroles qui seront transcrites par des opératrices. Cet équipement comprend généralement une commande actionnée par le pied, permettant aux opératrices d’arrêter, de faire reculer, d’avancer rapidement ou de lire un enregistrement tout en gardant les mains libres pour taper à la machine.

Les machines bureautiques destinées à la reproduction de documents grandeur nature peuvent être divisées en deux groupes : les copieurs conçus pour faire une ou plusieurs reproductions et les duplicateurs permettant de faire de nombreuses copies. Les entreprises et les administrations stockent encore des documents papier dans différents types de classeurs, mais une grande partie du stockage actuel s’effectue électroniquement ou sur film.

La plupart des copieurs modernes sont des appareils électrostatiques dans lesquels les images des documents sont créées à l’aide de charges électriques et de particules d’encre en poudre. Dans le procédé électrophotographique (voir techniques d'impression), la méthode de photocopie la plus courante, l’image d’une page imprimée, reflétée par un miroir, est dirigée électrostatiquement vers un cylindre métallique à partir duquel elle est transférée sur une feuille de papier ordinaire. Les copieurs ont des vitesses allant de quelques pages par minute à plus d’une page et demie par seconde. Les appareils évolués sont équipés de chargeurs, d’interclasseuses et d’agrafeuses automatiques. Certaines machines copient automatiquement les deux côtés d’un document, agrandissent ou réduisent l’image et reproduisent des documents en couleurs.

À la place du procédé électrostatique, certains duplicateurs utilisent la lithographie offset, où un original spécialement préparé permet de produire plusieurs copies. L’impression offset qui utilise de petites presses est le dispositif d’impression le plus souvent utilisé dans les bureaux modernes, habituellement dans les grandes organisations disposant d’un service d'impression central avec un personnel qualifié.

Les autres procédés de copie et de duplication, autrefois courants, conservent un rôle très limité dans les bureaux actuels, mais se rencontrent encore dans des institutions comme les écoles. En reproduction hectographique, un original portant les images formées par la teinture de carbone est humidifié avec une solution alcoolisée, ce qui provoque la dissolution d’une partie de la teinture qui est ensuite déposée sur une feuille de papier. Ce procédé est répété rapidement pour imprimer plusieurs copies. Un texte miméographié est établi sur un stencil, qui est un matériau fibreux perméable à l’encre et non perforable, rempli d’une substance perforable et imperméable à l’encre. Ce stencil, qui supporte le texte original, est monté sur un cylindre qui force l’encre à se déposer sur le papier. La diazocopie, qui utilise du papier sensible à l’ammoniaque, est encore utilisée dans les bureaux d’études et les cabinets d’architectes pour reproduire des graphiques à une échelle ne pouvant tenir que sur de grandes feuilles de papier.

Parmi les premières imprimantes utilisées par les PC dans les bureaux figuraient des imprimantes à marguerites et des imprimantes à boules, ainsi appelées en raison de la forme de leurs organes d’impression. Bien qu’offrant une qualité d’impression comparable à celle d'une machine à écrire, elles étaient lentes et ne pouvaient imprimer que du texte et non des graphiques. Elles furent supplantées dans la plupart des bureaux par les imprimantes matricielles, les imprimantes à jet d’encre et les imprimantes laser. L’imprimante matricielle peut avoir une tête d’impression de 9 ou de 24 aiguilles. Les aiguilles frappent le papier à travers un ruban, créant ainsi des motifs de points ayant la forme de lettres et de chiffres dans plusieurs polices et plusieurs tailles de caractères. L’imprimante à jet d'encre, plus perfectionnée que l’imprimante matricielle, offre à la fois une haute résolution (plus la résolution est haute, plus la qualité d’impression est correcte) et un fonctionnement silencieux. L’imprimante laser est encore plus évoluée. D’une technologie similaire à celle d’un photocopieur, elle présente beaucoup d’avantages : une grande vitesse, une haute résolution de 300 points ou plus par pouce, la possibilité de reproduire des graphiques complexes et un fonctionnement silencieux. Toutes ces qualités la rendent, en fait, indispensable à la publication assistée par ordinateur.

Bien que les documents créés par ordinateur soient généralement stockés sur bandes ou disques magnétiques, ils peuvent également être stockés sur microfilm ou sur microfiche. L’espace requis pour le stockage des documents est ainsi diminué, tandis que la manipulation et la recherche se trouvent simplifiées par l’utilisation d’un équipement microfilm qui réduit photographiquement les images, produisant ainsi des transparents miniatures qui peuvent être grossis afin d'être visualisés ou imprimés.

Avec le fax, précurseur du courrier électronique, les parties sombres et claires d’un texte ou d'un graphique sont numérisées ou converties en une série d’impulsions électriques correspondant à un code numérique. Au niveau de la partie réceptrice de l’appareil, le signal entrant est reconstitué pour reproduire un fac-similé des informations transmises. Certains types de fax spécifiques peuvent transmettre des images microfilm en vue d’une reconstitution sur microfilm ou papier.

Le système d’échange direct par téléscripteur (Télex) constitue un exemple de courrier électronique. Il est couramment utilisé pour la transmission internationale de messages. Un message est saisi sur un terminal équipé d’un clavier en vue d’être transmis, via un réseau de lignes télégraphiques, vers un récepteur compatible qui imprime le message sur papier. La présence d’un opérateur près du récepteur n’est pas nécessaire. Certains traitements de texte permettent également de préparer des messages à transmettre vers des terminaux spécifiques ou vers d'autres traitements de texte. Les systèmes de messagerie informatisée sont une alternative aux communications téléphoniques ou aux notes de service classiques entre les bureaux.

La messagerie électronique est devenue un élément clé des réseaux de communications de la plupart des bureaux modernes. Données et messages peuvent être transmis d’un ordinateur à un autre au moyen de lignes téléphoniques, de liaisons hertziennes, de satellites de communications ou d’autres équipements de télécommunications. Le même message peut être envoyé à un certain nombre d’adresses différentes. Le courrier électronique est envoyé via le réseau local d’une société ou bien à travers un réseau de communications à l’échelle nationale ou mondiale. Les services de messagerie électronique utilisent un ordinateur central pour stocker les messages et les données avant de les acheminer vers leur destination. En s’abonnant à un réseau public de messagerie électronique, un utilisateur de PC a besoin uniquement de disposer d’un modem et d’un téléphone pour envoyer et recevoir des messages écrits ou vocaux. En raison de l’énorme volume de courrier électronique qui circule, des systèmes de sélection de courrier ont été mis au point pour les utilisateurs individuels.

Un type spécialisé de système de messagerie électronique, la messagerie vocale, est une technologie informatisée relativement simple permettant d’enregistrer, de stocker, d’extraire et de transmettre des messages téléphoniques. Elle est appelée messagerie vocale ou audiomessagerie car les messages sont oraux et sont laissés dans une « boîte vocale ». Le téléphone joue le rôle d’un terminal d'ordinateur mais, au lieu de présenter les informations sur un écran, il les lit via une ligne téléphonique en utilisant un lexique vocal préenregistré. Les systèmes sont construits autour de circuits intégrés et de logiciels spécialement conçus qui convertissent la voix humaine en bits de codes numériques. Ces voix numérisées sont stockées sur des disques magnétiques, dont elles peuvent être extraites instantanément. Plusieurs options sont proposées aux appelants et les messages qu’ils sélectionnent sont lus. Ils peuvent laisser des messages dans des « boîtes vocales » ou bien accéder à d’importantes bases de données informatisées.

Les liaisons électroniques entre les employés d’une organisation peuvent s’étendre, au-delà du bâtiment, jusqu’aux personnes se trouvant à leur domicile ou dans d’autres bureaux éloignés. Cette possibilité favorise le télétravail. En 1991, environ 5,5 millions d’employés américains ont travaillé au moins à mi-temps en dehors de leur bureau principal, soit une augmentation de 38 p. 100 par rapport à 1990. Les cadres et les techniciens sont les principaux acteurs de cette tendance. Les premiers rapports font état d’une productivité accrue chez ces individus, qui ne perdent plus des heures en transport entre leur domicile et leur bureau. C’est pourquoi une augmentation future du télétravail semble très plausible.

Bien que certains appareils uniquement mécaniques soient encore utilisés, la plupart des machines contiennent des composants électroniques. Parmi ces appareils, on trouve des équipements de traitement du courrier (machines à affranchir, pèse-lettres, ouvre-lettres, machines à plier les lettres et à les mettre sous enveloppe) ; machines d’adressage automatique, systèmes de téléappel, massicots, relieuses et agrafeuses ; enregistreurs de temps et trieuses de pièces, appareils à compter, machines d’emballage et appareils de traitement de la monnaie.

Les calculatrices électroniques, portatives et de bureau, ont pratiquement remplacé les anciennes additionneuses strictement mécaniques. Les calculatrices électroniques sont construites autour d’une unité centrale de calcul et comprennent un écran, souvent un affichage à cristaux liquides, un clavier et, pour certains modèles, une fonction d’impression sur papier. Les calculatrices conçues en vue de calculs statistiques, techniques et scientifiques sont programmables pour effectuer automatiquement des suites d’opérations mathématiques.

L’informatisation des machines automatisées est très répandue dans les domaines du commerce et de la science. Dès la fin des années 1980, des machines de livraison du courrier entièrement automatisées ont été utilisées dans les grands bureaux. Les premiers robots utilisaient simultanément plusieurs systèmes de capteurs : caméras vidéo, capteurs des ultrasons et capteurs des rayons infrarouges. Certains robots sont guidés par des fils magnétiques encastrés dans le sol. D’autres se déplacent sur une distance d'environ 30 m le long d’un chemin-guide pratiquement invisible, peint sur le sol et parsemé de capteurs photoélectriques. Les arrêts et les changements de directions des robots sont codés dans le chemin-guide. Cette nouvelle technologie augmente la fréquence de livraison du courrier et élimine la plupart des besoins de collecte centrale et de redistribution.